Samenwerken? geen mail gebruiken!


Mail is in toenemende mate een verstopt kanaal. Maar er zijn niet alleen kwantitatieve issues met mail. Het is een push medium dat storingen bezorgt, je krijgt mail zelden als je net aan dat project wil werken en als je veel mails rond een project hebt, is het zoeken naar de juiste mails met de juiste bijlagen een hele puzzel. Ook is in samenwerking via mail voortgang lastig zichtbaar: iedereen heeft zijn eigen taken en bestanden en die staan bij iedereen op zijn laptop.

Wat dan wel? Online samenwerken in projectomgevingen die dat mogelijk maken! Lees er meer over in mijn blog op Lifehacking over samenwerken zonder mail.

In de post zijn ook podcasts van Gina Trapani en Kevin Purdy als bron opgenomen, die sowieso het luisteren waard zijn. Kijk daarvoor ook op In Beta.

Advertenties

Een takenmanager kiezen

Wie in de App store zoekt naar een app om de taken bij te houden, vindt talloze apps. Van complete projectmanagementsoftware tot kekke gestylde apps die een lijstje to do’s ordenen. Om wat keuze te kunnen maken in al die apps heb ik een blog over takenmanagers gemaakt op Lifehacking waar een aantal criteria bij elkaar staan. De criteria komen voort uit GTD en mijn ervaring met wat ik zoal wil bijhouden om de things done te getten ūüėČ

Mijn persoonlijke keuze is Todoist: een heldere layout, alle GTD-functies aanwezig, Karma points om je productiviteit bij te houden, op alle platforms aanwezig en snelle en goede ondersteuning.

Sneller afspraken in je agenda zetten

Op Lifehacking kun je een post van mij lezen over sneller afspraken in je agenda zetten. Het idee is dat je bij digitale agenda’s soms erg veel vakjes aan moet klikken om alle specifieke omstandigheden van een afspraak toe te voegen. Dat kan in sommige gevallen handiger.

  • In Outlook versnel je door sneltoetsen te gebruiken en de muis te laten liggen √©n door in het datumvak meer te experimenteren met wat er in dat vak kan dat Outlook voor je vertaalt
  • In bijvoorbeeld Calendars 5, een mooie app, kun je vrije tekst in de onderwerpregel invoeren die Calendars dan ontleedt op zoek naar datum, tijd, locatie, et cetera

product-pic1
Handiger, sneller en weer iets meer het gevoel dat je apps en software slimmer gebruikt ūüėČ

GTD & apps

Naar aanleiding van de laatste GTD-workshop (hier de Prezi) voor de leergierige mensen van YCP5 heb ik wat tips hierna op een rij. Voor meer links zie de Delicious-tag GTD.

  • Gebruik voor Outlook-mailregels voor mail waarin je alleen in cc genoemd wordt en bijvoorbeeld nieuwsbrieven en social media-updates die je in een aparte map wil hebben en niet in je inbox. Maar ook met uitleg over wachten op
  • Gebruik lijsten om je projecten en acties in vast te leggen. Ik ben zelf fanatiek Nozbe gebruiker maar er zijn veel goede oplossingen. Persoonlijk wil ik bestanden mee kunnen geven aan projecten, Evernote-koppelingen zien en op iPad, iPhone, web en Windows-lapop bij de toepassing kunnen, wat Nozbe allemaal kan
  • Laat Evernote alles voor je onthouden. Websites of delen ervan, documenten, notities, foto’s van whiteboards en flip overs, voicenotities, et cetera enzovoort. De toepassing is misschien niet heel spannend om te zien maar is super waardevol naar mate je er meer instopt. Mijn 7.000+-notities zijn er veilig en komen op de juiste momenten boven (zie ook hoe ik Het nieuwe werken-boek schreef)
  • Gewoontes veranderen en ontwikkelen. Hier lees je wat links en verwijzingen.
  • Tovertypen¬†(video) kan met veel apps. Mijn favoriete was TypePilot en is nu Fingertips. TypePilot laat je tekstfragmenten maken met de mogelijkheid variabelen toe te voegen maar Fingertips is meteen een snelle quicklauncher van al je sites en toepassingen.
  • Mindsweep doen? Hier achtergronden en lijsten die je kunnen helpen. Daarnaast kunnen mindmaps helpen.
  • Reviews oftewel periodiek onderhoud doen: kijk hier hoe dat moet.

Voor de andere links, zie de Delicious-tag YCP.

GTD is een gewoonte die oplevert. Begin met mindsweeps en alles vastleggen waarna je pas beslissingen neemt en daarna pas aan de slag gaat. Even wennen maar uiteindelijk erg effectief. En samen met de onderhoudsrondes kun je het op maat maken voor jezelf. Meer weten? lees:

Image

Hoe navigeer je door je acties en taken? Of juist niet?

Op Lifehacking vind je een blog van mij over de maps-metafoor van David Allen, grondlegger van Getting Things Done (oftewel GTD). De map is een metafoor om slimme keuzes te maken in het oerwoud van verplichtingen, ideeen, ambities.

Het idee achter de mappen lijkt wat op de vraag die Alice in Alice in Wonderland aan de Cheshire Cat stelt:
alt text

Hoe weet je waar je naar toe moet als je geen bestemming hebt, niet weet waar je bent of niet weet hoe de weg af te leggen. David Allen geeft aan dat zoals je een map nodig hebt om te navigeren je ook mappen moet gebruiken als je de weg kwijt bent.
Mogelijke mappen voor kenniswerkers zijn:

  • Je agenda mapt je dagindeling
  • Je projectenlijst en takenlijst mappen je to do‚Äôs
  • Een mindsweep mapt allerlei idee√ęn, doelen, taken die nog ongedefinieerd zijn
  • Een checklist die je doorloopt voor een presentatie die je moet doen, mapt je voorbereiding
  • Een sjabloon voor een project mapt de samenhangende taken
  • Een agenda voor een vergadering mapt die bijeenkomst (waar doorgaans nogal ruimte voor verbetering is)

Interessant is ook de tegenbeweging die de auteur Andrew Smart (nomen est omen?) start met zijn Not getting Things done. The Art and Science of doing Nothing. Zijn stelling is dat hersenen van tijd tot tijd niets moeten doen om te verwerken wat er allemaal gebeurd is, tot nieuwe combinaties en invallen te komen, et cetera. Kortom, juist niet de map pakken als je even in ledigheid verblijft.

Lees hier meer over mappen.

Win een SmartTM (was: SmartGTD) promocode

IMG_0069
Op Lifehacking kun je een promocode winnen voor de app SmartTM. Deze app laat je Evernote notities op een GTD-manier verwerken en levert je daarmee een to do-manager die notities naadloos importeert en exporteert.

SmartTM heette SnmartGTD maar dat leverde wat gedoe op met de bedenker van de term GTD en om écht gedoe te voorkomen, is de naam veranderd.

De makers van SmartTM hebben al een paar keer een hangout georganiseerd op Google+ om de app te demo’en en -belangrijk- steun te vragen voor hun inzending voor de Evernote dev cup. Door de dev cup te winnen scoor je hoge ogen bij het Evernote-publiek dus absoluut interessant mee te doen en liefst te winnen.

Hier staat de blog waarmee je een promocode kunt verdienen. Meedoen kan tot 29 juli 12:00 uur. Hier lees je meer over de inspanningen van SmartTM. En hier lees je hoe je SmartTM kunt steunen.

GTD op Lifehacking – het overzicht

Getting Things Done (GTD), de idee√ęn van David Allen over productief zijn en stressvrij leven, zijn erg populair op Lifehacking. Er is uiteraard ook kritiek op, er zijn misverstanden over en er zijn sleetse veel geciteerde onderdelen en een paar wat minder bekende paraltjes. Om over dat alles een keer overzicht te krijgen, heb ik alle posts over GTD op een rijtje gezet en in een aantal¬†categorie√ęn¬†onder gebracht.

Dat vraagt uiteraard ook om follow up en die gaat er in enige vorm ook komen. Een werkboek? Een workshop reeks? Een overzichtsartikel? Eerst maar eens de reacties en aanvullingen op de verzamel-post afwachten en verwerken en dan verder met een systeem dat, wat mij betreft, veel belangrijks én praktisch bevat.

In mijn boek Het nieuwe werken. Hoe werk je effectiever en productiever is heel hoofdstuk 2 en een belangrijk deel van hoofdstuk 3 op GTD gebaseerd. Zo is een deel van hoofdstuk 2 de Tien geboden van GTD:

  1. Op elk moment moet je een positief antwoord kunnen geven op de vraag: Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik nu zou kunnen doen?
  2. Stop alles wat je te binnen schiet, wat je wilt doen, wat je wilt nalezen et cetera in een vertrouwd systeem
  3. Zet je taken in lijsten die samenhangen, zoals taken die je vandaag wil doen, de eerst volgende actie van projecten, niet-urgente taken die je ooit wilt doen, taken waar je moet wachten op een actie van een ander.
  4. Maak van alles dat meer vraagt dan één actie een project. Bepaal per project tenminste het einde (define done) en wat de eerstvolgende actie is.
  5. Zet bij elke taak een context die aangeeft wat de taak precies is, zodat je taken kunt sorteren.
  6. Contexten zijn bijvoorbeeld bellen, concentratie taken, op kantoor doen, schrijven. Taken met een concrete datum zet je ook in je agenda. Plan wat je kunt plannen en blokkeer daar tijd voor.
  7. Vol hoofd? Doe een mindsweep en noteer alles wat je moet doen, wilt doen,…
  8. Verwerk je inbox regelmatig, systematisch en maak de inbox dan helemaal leeg.
  9. Doe aan periodiek onderhoud. Bekijk op vaste momenten je projecten en acties maar plan ook momenten om vast te stellen of wat je doet voldoende past bij je missie, ambities, lange termijn doelen.
  10. Heb je doelen helder op verschillende horizonten (horizons of focus). Definieer niet alleen de korte termijn acties maar heb ook helder wat op lange termijn je missie en ambities zij