In de blog lees je dat je relatie en inhoud in onderhandelingen moet scheiden en problemen op het ene vlak, bijvoorbeeld relatie, niet moet oplossen met antwoorden uit het andere, te weten inhoud. Een concessie doen om de relatie goed te houden is alsof je een relatie koopt.

Degenen die zorgen hebben over relaties in gesprekken en die minder goed tegen spanningen in gesprekken kunnen, lopen risico minder resultaat uit onderhandelingen te halen (zie het onderzoek over aardige onderhandelaars). Deze groep is geholpen met adviezen over wat je wél kunt doen om spanningen in gesprekken op te lossen, zonder een concessie te doen.

Lees hier de blog.

Een blinde man bedelt in een drukke straat in een zakencentrum. Zijn mandje blijft leeg. Een passant pakt zijn bordje, waarop staat: “Ik ben blind”, en schrijft er iets bij. Als het bordje weer staat komt de ene rinkelende munt na de andere in het mandje. De blinde bedelaar vraagt een passant voor te lezen wat er op zijn bordje staat. De passant pakt het bordje en leest: “It’s a beautiful day and I can’t see it”. Met enkele woorden meer wordt een feit een verhaal. En een verhaal geeft elke boodschap meer impact.

Lees de rest van de blog hier.

Dat vraagt uiteraard ook om follow up en die gaat er in enige vorm ook komen. Een werkboek? Een workshop reeks? Een overzichtsartikel? Eerst maar eens de reacties en aanvullingen op de verzamel-post afwachten en verwerken en dan verder met een systeem dat, wat mij betreft, veel belangrijks én praktisch bevat.

In mijn boek Het nieuwe werken. Hoe werk je effectiever en productiever is heel hoofdstuk 2 en een belangrijk deel van hoofdstuk 3 op GTD gebaseerd. Zo is een deel van hoofdstuk 2 de Tien geboden van GTD:

1. Op elk moment moet je een positief antwoord kunnen geven op de vraag: Is wat ik nu doe het belangrijkste dat ik nu zou kunnen doen?
2. Stop alles wat je te binnen schiet, wat je wilt doen, wat je wilt nalezen et cetera in een vertrouwd systeem
3. Zet je taken in lijsten die samenhangen, zoals taken die je vandaag wil doen, de eerst volgende actie van projecten, niet-urgente taken die je ooit wilt doen, taken waar je moet wachten op een actie van een ander.
4. Maak van alles dat meer vraagt dan één actie een project. Bepaal per project tenminste het einde (define done) en wat de eerstvolgende actie is.
5. Zet bij elke taak een context die aangeeft wat de taak precies is, zodat je taken kunt sorteren.
6. Contexten zijn bijvoorbeeld bellen, concentratie taken, op kantoor doen, schrijven. Taken met een concrete datum zet je ook in je agenda. Plan wat je kunt plannen en blokkeer daar tijd voor.
7. Vol hoofd? Doe een mindsweep en noteer alles wat je moet doen, wilt doen,…
8. Verwerk je inbox regelmatig, systematisch en maak de inbox dan helemaal leeg.
9. Doe aan periodiek onderhoud. Bekijk op vaste momenten je projecten en acties maar plan ook momenten om vast te stellen of wat je doet voldoende past bij je missie, ambities, lange termijn doelen.
10. Heb je doelen helder op verschillende horizonten (horizons of focus). Definieer niet alleen de korte termijn acties maar heb ook helder wat op lange termijn je missie en ambities zij

• Zorg dat je geconcentreerd kunt lezen. Afleidingen zorgen sowieso voor minder leessnelheid
• Kies oefenmateriaal dat voldoende vertrouwd is wat betreft taal en inhoud. Snellezen oefenen in een relatief vreemde taal of met vakjargon dat niet het jouwe is maakt oefenen ingewikkeld. Als je iets niet snapt is het de vraag of het door het leestempo komt of door het materiaal dat je leest
• Lees een tekst en meet hoeveel woorden je per minuut leest. Doe dat na wat oefening, zodat je weet in hoeverre je snelheid toeneemt
• Niet voorlezen aan jezelf. Door te verklanken (vocaliseren) bepaalt de snelheid waarmee je de klanken kunt maken je leessnelheid. Die leessnelheid neemt enorm toe als je dat niet meer doet. Dat is na jaren lezen een hele kunst. Meestal helpt het om sneller te lezen dan je denkt te  kunnen, want dan kún je niet meer vocaliseren.
• Gebruik je vinger of een potlood als aanwijzer waar je bent met lezen en laat die sneller dan je normaal gaat onder de tekst door schuiven. Je oog beweegt soepel als je een aanwijzer volgt én je tempo neemt toe. Experimenteer ermee maar wees vooral ambitieus: begin lekker snel en vertraag pas als het echt niet lukt.
• Lees niet te snel terug. Als je het gevoel hebt iets gemist te hebben is dat gevoel niet altijd terecht. Door bij het oefenen dat gevoel te onderdrukken en stug door te lezen, zul je zien hoe vaak je prima begrepen hebt wat er staat. Mocht je een tekst hebben waarbij elk detail telt, je moet bijvoorbeeld een contract tekenen, dan is het uiteraard zaak alle details te checken en niet te volstaan met de strekking.
• Experimenteer met je blikveld. Begin niet te lezen bij het meest linkse woord maar een stuk naar rechts, bijvoorbeeld een woord of drie uit de kantlijn. Je zult zien dat je die eerste woorden ziet als je je oog iets naar rechts laat beginnen met lezen. Datzelfde geldt voor het eindigen met lezen: niet helemaal tot rechts lezen maar een woord of drie eerder stoppen.  Zeker tekst in kolommen kun je op deze manier snel lezen

• Houd vol. Het is ongemakkelijk om sneller te lezen dan je denkt dat je kunt. En de eerste keren lees je vast te snel of leiden de nieuwe gewoonten af. Door het te oefenen en de vorderingen te zien wordt het al snel een nieuwe gewoonte.

Lees op het blog hoe je door te rationaliseren belemmerende opvattingen te lijf gaat.

Er waren ruim 36 reacties, waarvan de meeste inhoudelijke tips. De vraag is dan: hoe dat te verwerken en hoe een winnaar te kiezen? Persoonlijk vind ik een mindmap dan het handigste instrument om heel diverse input vast te leggen en vervolgens te ordenen. Na die ordening is het dan makkelijker een besluit te nemen.

In MindMeister, een mindmap-toepassing voor browsers en mobiele apparaten, kun je tekst importeren die dan wordt omgezet naar een mindmap. Door alle comments te kopiëren en in een tekstbestand te plakken en dat vervolgens te importeren in MindMeister is stap één gezet. De volgende stap is het ordenen van de takken. Bij 30+-takken is dat even een puzzel. Al schuivend kwam ik tot de categorieën:

• doe, neem actie
• beperk afleidingen
• plan
• doe iets bijzonders
• tools, boeken en sites
• delegeer

Een enkele inzender viel eigenlijk onder meerdere categorieën. Daar zou je dan een relatie tussen takken kunnen maken.

Een ander aardig aspect van MindMeister is de mogelijkheid een mindmap in een webpagina te embedden. De blog over de uitslag bevat daarmee ook de mindmap op dezelfde pagina. De letters zijn dan wel erg klein maar met inzoomen of de mindmap in een aparte pagina openen, wordt de map zichtbaar en meteen gekoppeld aan de tekst. Dan is de kans dat de map bekeken wordt toch weer groter dan wanneer je alleen een hyperlink opneemt. Een plaatje van de embedded mindmap:

Een leuke actie de weggeefwoensdag en nog leuker door de ruim dertig inhoudelijke reacties.

In de bespreking van mijn boek over Het nieuwe werken in carierre-bijlage van nrc.next vraagt de recensent zich af hoe een boek over Het nieuwe werken geschreven wordt? Met alle systematieken en methoden uit het boek? Ik zet de belangrijkste zaken graag op een rijtje.

Stof vinden
Het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking hebben al lang mijn aandacht. Toen ik afstudeerde bij Bedrijfscommunicatie ging dat over het schrijven van softwarehandleidingen. Hoe je met de juiste tools effectiever en efficiënter wordt, is al lang een vraag en zeker zo belangrijk: hoe leg je het gebruik ervan aan anderen uit zodat zij snel voordeel hebben van die kennis? Dat betekent dat ik ontwikkelingen op dat vlak volg. Boeken, blogs, tools, apps, lezingen over het nieuwe werken volg ik op dit moment voornamelijk door rss-feeds op interessante sites te nemen en die in een rss-reader, Feeddler, periodiek door te nemen. Wat interessant is lees ik later (Pocket) of meteen. Vanuit Pocket komt het dan na lezing alsnog in Evernote (heldere uitleg hier of lees hét boek over Evernote) of gooi ik het weg. Is het een artikel om te bewaren dan gaat het van tags voorzien naar Evernote.

Via Twitter doe ik hetzelfde: interessant dan naar Evernote en anders later lezen via Pocket. Als een tweet interessant is, markeer ik die als favoriet. Dat is niet alleen leuk voor de twitteraar en de eventuele nieuwe lezers maar betekent ook dat via IfThisThenThat (handig sites met elkaar laten praten) die favoriete tweet door gaat naar Evernote. Dat wordt een notitie in de Inbox die ik later van de juiste tags voorzien opsla.

Wat ik op het web vind gaat via de Firefox add on van Evernote naar Evernote. Op de iPad is er voor Safari een bookmarklet die je webpagina’s naar Evernote laat sturen. Wat ik lees in Zite kan ook met een knop naar Pocket voor later lezen of Evernote. Mocht ik een site anders opslaan, bijvoorbeeld via Delicious, dan zorgt IfThisThenThat er weer voor dat die nieuwe bookmark in Delicious ook weer in Evernote komt.

Boeken of artikelen op papier gaan via de Evernote iPad- of iPhone-app als notitie naar Evernote. Evernote kan ook tekst in foto’s herkennen dus ook een foto van een kaft bevat meteen relevante zoekinformatie. Maar doorgaans doe ik er de tags bij die van toepassing zijn om de vindkans te vergroten.

Voor invallen die echt snel vastgelegd moeten worden gebruik ik tegenwoordig FastEver. De app start razendsnel en een notitie is zo gemaakt. Stuur verstuur naar Evernote en met het verwerken van de Evernote Inbox komt de notitie weer langs.

Structuur maken
Om te ordenen vind ik mindmappen het handigst. Voor mij is dat MindMeister omdat de iPad app fijn werkt; met de handen schuiven. Daarnaast heeft MindMeister een goede internettoepassing, die importeren van tekst toestaat, exporteren naar allerlei formaten en samenwerking online steunt.
De eerste stap in een mindmap is alles wat relevant kan zijn te dumpen. Ordenen komt later. Daarmee is een mindmap ideaal om alles op een plek te noteren en erop te vertrouwen dat ordenen later komt en dat die ordening ook weer zo aan te passen is. Immers, elke tak die je maakt met subtakken is zo weer veranderd.
Is de mindmap eenmaal af, dan kan die geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld Word en heb je een document met een geordende opzet.

Materiaal ordenen
Met de ordening in de hand heb ik als volgende stap alle relevante Evernote notities voorzien van een tag met de hoofdstuk naam. Een notitie die onderdeel ging worden van hoofdstuk 2 kreeg als tag “hst2″. Ook zette ik in de notitie een checkbox, waardoor de notitie een to do-item wordt. Is de notitie verwerkt, dan komt er een “tick in the box”. Het helpt later als je de nog niet verwerkte notities van hoofdstuk 2 wilt zien (zoek op tag:hst2 todo:false).

Binnen elk hoofdstuk heb ik de notities verder getagd rond bijvoorbeeld mail de baas, getting things done, personal branding, et cetera. Daardoor is het als je eenmaal gaat schrijven een kleine moeite om met “tag:hst2 tag:gtd tag:controle” alle relevante notities voor die paragrafen te vinden.

Het is behoorlijk bewerkelijk om alle notities door te lopen en te ordenen. Door de eerdere tags die ik had kon ik ook wel tientallen notities tegelijk taggen en ook met zoekopdrachten op woorden in de tekst kon ik meerdere notities verwerken. Maar uiteindelijk is het een hele klus om de duizenden notities om te zetten naar getagde to do’s. Maar als het eenmaal gebeurd is, is schrijven een makkie Daarnaast vond ik het erg interessant om jaren geleden geclipte sites terug te zien.

Schrijven
Word is niet mijn favoriete tekstverwerker maar kwam voor dit project het makkelijkst uit. Persoonlijk vind ik Word over-featured voor wat ik er mee wil en gebruik ik liever een sobere editor als iA Writer. Maar aangezien nog steeds veel mensen met Word werken, is het een handige keuze.

De map waar ik de teksten in opsla is gekoppeld aan Evernote, zodat elke keer als ik iets opsla in die map dat automatisch in Evernote terecht komt. Gaat er iets mis, dan heb ik in elk geval elke laatst opgeslagen versie. Periodiek ruim ik de oude versies op. Ook maakt het opslaan in Evernote het mogelijk om overal met dat bestand verder te werken los van de laptop. Ik heb, een beetje ten overvloede, de directory met de bestanden ook gekoppeld aan SugarSync, zodat ook daar een kopie van alles wat ik opsla staat. Voor een ander project, waarin ik samen met iemand schreef hebben we een gezamenlijke Dropbox gemaakt die automatisch gevuld werd met de laatste versies.

Voor sneller schrijven gebruik ik TypePilot. Dus veel voorkomende woorden, uitdrukkingen, webadressen zijn via codes snel in de tekst gezet. Als ik tik hnw_ dan wordt dat automatisch Het nieuwe werken. gtd_ wordt Getting Things Done en slh_ wordt “Zie voor meer artikelen over dit onderwerp http://www.lifehacking.nl”; En uiteraard gebruik ik zoveel mogelijk sneltoetsen om sneller te werken dan wanneer je de mousepas of muis gebruikt.

Evernote-notities die verwerkt zijn worden afgevinkt en zo vordert gestaag hoofdstuk voor hoofdstuk.

Daar waar in de tekst iets niet af is of nadere toelichting behoeft zet ik met @@@ een opmerking erbij.

Op momenten dat er iets af moet maar de inspiratie mist wat of de afleidingen dienen zich aan, dan vind ik de pomodoro-techniek handig. Een paragraaf wordt een taak en de eierwekker (nou ja, de pomodoro-app) gaat op 25 minuten en tikmans!

Literatuurlijst
Als ik er tijdens het schrijven aan denk, dan maak ik van titels, sites, auteurs die in de literatuurlijst moeten komen meteen een notitie. Ik selecteer de relevante tekst, kopieer de tekst naar het klembord en maak met ctl-shift-v een notitie van de klembordtekst in Evernote. Dat kan vanuit Word met die sneltoetscombinatie. Ik geef die notitie op dat moment of later de tag “lit” en als ik de literatuurlijst opstel, voeg ik alle “lit” notities samen en edit ik die ene notitie.

Alle andere acties …
Naast het verwerken van materiaal is een boek maken een complex project met allerlei acties. Al het inhoudelijke werk zit in Evernote maar de andere acties komen daar niet in. Ik noteer acties die niet met tekst sec te maken hebben in Nozbe, zodat ik vanaf een windows-client, de website, iPad of iPhone acties kan zien en invoeren. Denk aan een mail sturen om een citaat te vragen of een mail aan de uitgever over wanneer we de omslagfoto’s kiezen.

Het nieuwe werken-boek is een project met allerlei acties daarbinnen die ik voorzie van deadline, context en notities of mails die bij die actie horen. Als het meer is dan een kleine notitie, met bijvoorbeeld telefoonnummers of een mailtje, dan sla ik de bijlage in Evernote op en kan ik die ook in Nozbe bij de projecten zien.