Slimmer werken met Evernote: via de Inbox

Vandaag op Lifehacking een blogje van mij over Evernote. Een veel geprezen programma. Terecht want het is een tool die je écht helpt informatie beter te onthouden en snel terug te vinden. Misschien dat het programma in het begin niet zo spannend lijkt maar naar mate je meer inhoud erin stopt, via mail, de webclipper of je apps, hoe verrassender het wordt.

De blog gaat  erover dat het verleidelijk is van alles in Evernote te dumpen maar dat je artikelen en notities makkelijker terugvindt als je de moeite neemt om de notities goed te taggen. Door notities eerst te verzamelen in een Inbox en daarna definitief op te slaan, wordt het makkelijker gestructureerd te werken in Evernote.

Lees de blog en kijk of er hacks voor je tussen zitten.

Vergaderen: alleen als er minder gepraat wordt

Op lifehacking vind je een blog van mij over vergaderen. De centrale idee is dat er met bewuster vergaderen en minder praten meer uit overleggen te halen is: Vergaderen? Alleen als er minder gepraat wordt.

In de blog vind je een aantal manieren om het overleg soms even te stoppen en te reflecteren of bijvoorbeeld door wat besproken wordt visueel te maken er meer grip op te hebben.

Toekomstbestendige vaardigheden

Het Toekomstinstituut (The Institute for the Future) heeft een aantal krachten in kaart gebracht. Die krachten werken door in de toekomst en zullen in 2020 tien vaardigheden van medewerkers vereisen.

 

De zes toekomstkrachten zijn: (ik gebruik de samenvatting van P&)Actueel)

• Extreem lange levensduur: het wereldwijd steeds ouder worden van de mens verandert de natuur van carrières en van leren en ontwikkelen
• De opkomst van slimme machines en systemen: saaie, repetitieve taken en werkzaamheden worden overgenomen door geautomatiseerde systemen
• De computerwereld: de wereld wordt een programmeerbaar systeem door een enorme toename van de rekenkracht van chips en processors
• Opkomst nieuwe media: de opkomst van nieuwe communicatiemiddelen en -mogelijkheden vragen om nieuwe mediavaardigheden, die verder gaan dan tekst
• Supergestructureerde organisaties: sociale technologieën zorgen voor nieuwe productiemethoden en waardecreatie
• De verbonden wereld: steeds toenemende, wereldwijde verbindingen maken het noodzakelijk dat de kern van organisaties flexibel is

Temidden van die zes krachten zijn tien nieuwe vaardigheden te plaatsen:
Zo vragen een extreem lange levensduur (roze kracht) gekoppeld aan een gecomputeriseerde wereld (grijze kracht) dat medewerkers in de toekomts trans-disciplinair zijn. Dat betekent dat ze werken aan problemen die zo complex zijn dat ze niet vanuit één discipline aangepakt kunnen worden maar ook niet meer door samenwerkende disciplines (multi-disciplinair). Wat voor deze problemen werkt, is deskundigheid die uit verschillende, geïntegreerde disciplines is opgebouwd.

De tien vaardigheden zijn:

• Betekenis toevoegen/duiden/cureren (sense making): verbanden leggen, de rode draad zien, uitleggen en in een context plaatsen. Kortom, complexe denkvaardigheden waar machines niet goed in zijn en die helpen inzicht te krijgen in de hoeveelheid data
• Sociale intelligentie (social intellingence) het vermogen met anderen relaties en verbindingen aan te gaan op een wezenlijk niveau, om op te pikken wat iemand denkt, vindt, voelt en betekenisvolle dialoog te voeren. Enigszins in het verlengde van betekenis geven, is ook deze vaardigheid bij uitstek menselijk en niet te robotiseren
• Vernieuwend en situationeel denken (novel & adaptive thinking). Door automatisering verdwijnen banen die enigszins complex zijn, zowel in productie- als in kantooromgevingen. Dat betekent dat er heel erg praktische taken overblijven en bijzonder complexe. Beide uitersten van het spectrum hebben overeenkomstig dat ze van de beoefenaar vragen om nieuwe oplossingen te bedenken én om te zorgen dat de oplossingen werken in de context waarin ze moeten werken. Algemene, repetitieve oplossingen zoals veel automatisering is, helpt dan niet. Dat gaat dan zowel om de kok die een nieuw gericht moet bedenken als de engineer die een complex vraagstuk onder handen heeft
• Interculturele competenties (cross cultural competency). In een internationale wereld waarin je makkelijk wereldwijde contacten legt, is culturele gevoeligheid essentieel
• Analytisch/cnceptueel denken (computationall thinking). Met de aanwezigheid van grote hoeveelheden data wordt analyseren, modellen maken, scenario’s doorrekenen een essentiële vaardigheid
• Nieuwe media geletterdheid (new media literacy). Het vermogen om informatie te ontwikkelen voor diverse platforms en de aanwezige informatie kritisch te beoordelen. Het vermogen om via deze media overtuigingskracht te hebben
• Transdisciplinariteit (transdisciplinarity). Het vermogen om vanuit meerdere discplines te denken en werken, waarbij de disciplines elkaar niet afwisselen maar geïntegreerd zijn
• Design denken (design mindset). Het vermogen om werk en taken naar diverse uitkomsten om te zetten. Dat vraagt het vermogen op verschillende manieren te denken.
• Cognitieve draagkracht (cognitive load management). Het vermogen grote hoeveelheden kennis aan te kunnen, filters te hebben, diverse denktechnieken kennen.
• Virtuele samenwerking (virtual collaboration). Vermogen om in virtuele teams echt aanwezig te zijn en een bijdrage te hebben.

Een interessante set vaardigheden, waarbij de vraag interessant is om er je eigen score voor te bepalen.

Persoonlijk zou ik naast deze globale, productiegerichte vaardigheden ook iets verwacht hebben als zorgen voor fysieke gezondheid (met al dat denkwerk en rond-de-klok samenwerken in een hectische wereld) en nadruk op princpipes, koers, jouw missie. Immers, denkkracht en analyseren zijn essentieel maar principes of houvast zeker en ook zeker zo persoonlijk en un-offshore-baar. Daarnaast is samenwerken wat functioneel gedefinieerd als intercultureel en virtueel. Echt ontmoeten zal toch een menselijke meerwaarde blijven hebben …

Lees het hele rapport hier.

Boek: Durftevragen. De kracht van sociale overwaarde

Durf te vragen is een beweging die snel aan bekendheid wint. Er zijn sessies waarin mensen elkaar vragen voorleggen en dan met inzet van een ieders netwerk zien dat de vragensteller verder geholpen wordt. Naast die sessies zijn er velen die op Twitter hun vraag afsluiten met #dtv of #durftevragen. Daarmee verwijzen ze naar de sfeer van delen en helpen en -meer praktisch- wordt het voor mensen die op Twitter even zoeken naar vragen die ze op kunnen lossen makkelijk de vragen te vinden.

Nils Roemen (mede-oprichter van durftevragen) en Fanny Koerts (nauw betrokken bij durftevragen) hebben nu een boek over durftevragen geschreven: Durftevragen. De kracht van sociale overwaarde.

In het boek vind je een mooi tijdsbeeld, waarin overvloed delen en helpen makkelijk maakt áls jij durf te vragen. De kracht van social media maakt dat bereik snel erg groot is. De auteurs geven ook aan wat zij zien als stappen naar een goede vraag.

Het boek is daarmee een boek met visie op de samenleving in deze tijd (sociale overwaarde) én een boek dat je coacht om een vraag te stellen die werkt.

Het boek is mooi geïllustreerd door Kim Ravers en bevat veel voorbeelden, waardoor het lekker leest. Voor iedereen die wat engagament, inspiratie en aanmoediging om helder te vragen kan gebruiken een must read. Het boek is te koop maar ook gratis te downloaden.

PS Op Lifehacking een uitgebreidere bespreking

Opruimen ja of nee?

Op Lifehacking vandaag een blog van mijn hand over opruimen. Opruimen van je bureau en mailbox heeft uiteraard ook voordelen maar er zijn grenzen … Onder andere aandacht voor pile, don’t file.

Summecourse Prezi: video uitnodiging

Op 25 augustus verzorg ik een summercourse voor collega’s over Prezi. Ik heb er een uitnodiging voor gemaakt. Mocht je ook geïnteresseerd zijn in Prezi en er meer van willen weten, mail me dan.

Vandaag en niet-vandaag

Vandaag een blog in de GTD-sfeer van mij op Lifehacking over acties plannen. De centrale idee daarbij is dat te ver vooruit plannen niet helpt. Je bent dan meer tijd met plannen kwijt dan dat het je overzicht levert. Een week is een logisch geheel. Een maand eigenlijk al niet meer. En uiteindelijk is de belangrijkste keuze meestal: doe ik een taak vandaag of niet-vandaag, soort van mañana …

Uiteraard is een agenda een prima middel om juist ver vooruit te plannen en gerust te zijn omdat je weet dat het gepland staat. Maar een agenda is iets anders dan taken of acties plannen.

Gamestorming op New work experience

Op 31 mei was er een mooie experience rond het nieuwe werken: the new work experience 2011. Deze experience was georganiseerd door Imtech, Gispen en GITP in de mooie ruimtes van Gispen in Culemborg. De dag kende allerlei sessies die aspecten van het nieuwe werken lieten ervaren: electrisch rijden, op afstand bellen, informeel ontmoeten, creatief samenwerken, concentratie en je werkplek. Ik heb de sessie rond creatief werken verzorgd. Hier vind je de Prezi.

Voor de sessie creatief samenwerken heb ik gebruik gemaakt van het boek Gamestorming van Dave Gray e.a. Het boek Gamestorming bevat allerlei aansprekende werkvormen om met een groep samen te werken. Daarnaast lijkt Gamestorming een soort beweging te zijn die gekenmerkt wordt door de behoefte met enige dynamiek en vaart te overleggen en samenwerken.

Onder de bezielende begeleiding van Setup heb ik op een dag van Ambtenaar 2.0 Gamestorming gedaan door voor problemen een game te bedenken die dat probleem aanpakt. Het mooie van een game is dat je de les die t spel wil leren scherp voor ogen met hebben. Wat moet een speler doen om te winnen? Wat beloon je? Wat is de moraal van het verhaal? De opbrengst van die sessie kun je op de site van Setup lezen. Voor the new work experience heb ik die vorm van gamestorming dus ook in een workshop gebruikt. Deelnemers hebben een game bedacht om dat wat zij essentieel aan HNW vinden te vervatten in een game.

De ideeën voor de games waren erg mooi en geven aan waar volgens de deelnemers HNW om draait.

• eco-egosim/eco-ism. Je moet een werkplek draaiend krijgen en houden. Dat moet je doen door alle ego-wensen van de werknemers die je in de sim hebt zoveel mogelijk tegemoet te komen. Tesamen moeten die wensen een werkend bedrijf opleveren. Uiteraard zijn er belangentegenstellingen (later starten, eerder weg, parttime werken, liefst in routine werken, liefst samenwerken) tussen de deelnemers die je hebt onderling en tussen de deelnemer en het ecosysteem. Kortom, op zoek naar een evenwicht tussen de ego’s en het ecosysteem. Net als bij HNW waar een aantal gewoonter ter discussie wordt gesteld en alles tesamen moet werken
• kat in een vreemd pakhuis. Een soort inwerkquest waarbij nieuwe medewerkers individuele en groepsopdrachten krijgen die ze langs allerlei mensen, plaatsen et cetera in een nieuwe organisatie voert
•  twister. Als HNW om flexibiliteit vraagt, is Twister je spel. Je moet je letterlijk in allerlei bochten wringen om de gewenste stappen te zetten. In deze Twister moet je zelf flexibel zijn én samen met je groep een route langs bepaalde stippen afwerken. Iedereen moet de route doen en telkens voldoende stevig staan. Er is geen hierarchie tussen de deelnemer
• smartteam/simteam/happiness-outputoptimizer. Een sim waarin je een bedrijf werkend houdt door rekening te houden met de wensen en behoeften van alle werknemers en ze taken geeft die daarbij passen. Je krijgt van alle werknemers de sterkten en zwakten (denk aan moderne voetbalspellen waar je spelers kiest). Met die sterkten en zwakten moet je ze op de juiste plaats inzetten, waardoor ze blij worden. Als ze blij zijn, leveren ze rendement. Zijn ze niet blij, dan zakt het rendement. Uiteraard moet t bedrijf rendement maken. Daarnaast komen er externe krachten op het team (storing, piek in de vraag) om te testen hoe robuust het systeem is. Net als bij HNW heb je allerlei sterkten en zwakten die je moet matchen.
• mission impossible. Iemand moet een route afleggen die alleen lukt binnen de gestelde condities door allerlei media slim in te zetten. Voor een bepaalde opdracht is fysiek contact nodig, voor een andere moet je de ander wel zien maar hoeft dat niet per se een fysieke ontmoeting te zijn, voor een andere opdracht is alleen informatie van iemand nodig. De puzzel is om de juiste communicatiemiddelen in te zetten, tijdig te delegeren, je netwerk slim te gebruiken. Kortom, HNW in optima forma vanuit éénspeler bezien
• Barbapapapp. In HNW gaat het teveel om de middelen. Het moet gaan over de doelen en de weg naar die doelen toe is flexibel en voor iedereen anders. Het is bij HNW belangrijk dat de werkorganisatie past bij je drijfveren. Dus als je iets aan die organisatie verandert, is het de kunst die te laten overeenkomen met ieders drijfveren, die te respecteren en te zorgen voor diversiteit. Zo flexibel en aardig is Barbapapa. De deelnemers aan Barbapapapp (Barbapapa + app) moeten een route afleggen, waarbij ze in allerlei vormen moeten veranderen om obstakels te overwinnen. Die veranderingen vragen aanpassing (denk ook aan World of Goo). Het vraagt ook samenwerking met andere spelers (wie anderen helpt, groeit zelf). Uiteindelijk is er een finish waar iedereen gezamenlijk overheen komt
• HNW-kwartet. Een kwartet met groepen als gevaren van HNW, kansen van HNW, opletten bij HNW. Misschien analoog aan de Factor 4-index te maken

Naast wat praktische vragen over de rechten op namen en ideeën was er ook wel een aarzeling bij een aantal deelnemers om de term het nieuwe werken te gebruiken. Voor sommigen roept die term meteen weerstand op bij medewerkers. Anderen gaven aan dat het nieuwe werken op bepaalde plaatsen sterk geassocieerd wordt met thuiswerken en techniek, waardoor de breedte en diepte van dat anders werken gemist wordt.

Mails & meetings: zo 2010!

Gisteren was er een sterke workshop van Abdul Advany op de Ambtenaar 2.0-dag. Zijn betoog was boeiend en strekt ertoe dat je zonder vergaderen en zonder mail heel goed een complex project kunt doen. Zorg dat je centraal toegankelijk informatie hebt en op een voor alle deelnemers toegankelijke plek communiceert. Dan kan iedereen vanuit die plek werken, staat geen info bij iemand op de schijf of in de mailbox geïsoleerd en ziet iedereen voortdurend voortgang. Lekker als je in een Facebook Groups of op een Basecamp alle relevante info, mijlpalen, to do’s, reacties, brainstorms op een whiteboard en agenda-items bij elkaar hebt. Je kunt zo aan de slag! En natuurlijk overleg je met elkaar maar geen ellenlange mails naar teveel mensen en geen oploop van velen als maar enkelen een concreet besluit moeten nemen. Dus niet “vergaderen“.

Kijk op Slideshare naar de slides van Abdul en neem vooral contact met hem op om de échte inzichten te horen, zoals die ook in de slides opgenomen zijn.

Vergaderen kán anders …

Na het heldere betoog van Jason Fried over M&M’s (=managers en meetings) die er voor zorgen dat er op het werk niet gewerkt kan worden, is er nu ook een heder stukje van Seth Godin over vergaderen. Een paar eenvoudige maatregelen, die eigenlijk te vanzelfsprekend voor woorden zijn.

Gewoon rationeel kijken naar vergaderen en niet aan patronen, culturele gewoonten of politiek doen. Dat is wat je dan niet doet: je geeft niet toe aan gewoonten. Zoals dat vergaderingen op halve en hele uren beginnen en eindigen, dat alle deelnemers de hele vergadering meemaken, dat voorbereiding onder de maat is.

Seth’s kijk op vergaderen bevat onder andere:

• Getting precisely the right people invited, but no others.
• Scheduling meetings so that they don’t end when Outlook says they should, but so that they end when they need to.
• Welcoming guests appriopately. If you are hosting someone, the fairie makes sure the guest has adequate directions, a place to productively wait before the meeting starts, access to the internet, something to drink, biographies of who else will be in the room and a clear understanding of the goals of the meeting.

(Plaatje via http://twitter.com/coachsander)