Opruimen ja of nee?

Op Lifehacking vandaag een blog van mijn hand over opruimen. Opruimen van je bureau en mailbox heeft uiteraard ook voordelen maar er zijn grenzen … Onder andere aandacht voor pile, don’t file.

Mail de baas in 5 stappen (en weer aandacht voor ‘het echte werk’)

Een probleem voor velen: teveel mail. Er komt mail binnen, die moet verwerkt. De gelezen mail bevat soms nog acties. De gelezen mail bevat óók items die gearchiveerd moeten worden. Of verwijderd. Maar al die verschillende mails staan in een overvolle mailbox. Als er dan meer binnenkomt dan dat je opruimt, dan is er geen uitzicht op structurele verbetering. Om de hele bak mail aan te pakken, moet je veel tijd uittrekken waarvan veel tijd niet nuttig is want veel mail is achterhaald. En dan zijn er nog de sociale mails die gewoon leuk zijn …

Een uitpuilende mailbox is lastig als er ook mail tussenzit die je écht moet beantwoorden of waar gegevens in staan die je per se moet bewaren. Daarnaast werken veel mensen vanuit een malbox en moeten ze voortdurende door die mails ploegen en komen ze voortdurend langs allerlei mails, projecten, gezelligheid, uitnodigingen, … Dat geeft een aantal onnodige handeling en onrust.

Voor een kenniswerker is aandacht een van de belangrijkste instrumenten: nadenken, associëren, brainstormen, analyseren, verbanden leggen, vragen stellen, … Dat zijn allemaal processen die aandacht vragen. Als daarbij af-en-toe het knagende gevoel opkomt iets vergeten te zijn of je ziet voortdurend verplichtingen die je nog niet bent nagekomen, dan is flow ver te zoeken. Vor degenen die de grote waarde van flow wil zien: kijk en luister naar Mihaly Csikszentmihalyi op TED. Het omgekeerde: zie de impact van storingen in de coaching van Dave Crenshaw in The Myth of Mutitasking. Niet voor niets heet het boek van Taco Oosterkamp over mail managen: Elke dag je hoofd en inbox leeg.

In de inleiding van zowel Getting things done als Making it all work (dat zijn ook de Nederlandse titels van deze boeken) van David Allen gaat de auteur uitgebreid in over geest, aandacht, onthouden, de knagende werking van verwaarloosde verplichtingen, … Op het GITP-blog heb ik er wat meer over controle over aandacht geschreven.

if you don’t pay attention to what has your attention it gets more attention than it deserves

Hoe kun je mail nu de baas worden? Hierna 5 stappen om dat te bereiken:

1. beperk mailstoringen tijdens je werk. Zet notificaties uit, want die storen alleen maar en maken geen onderscheid tussen belangrijke mail en nice to know-mail. Bepaal wanneer je mail checkt en houd je daaraan. Wil jij je dag ermee beginnen? Dat kan voor jou werken, terwijl een ander liever de ochtend-rust gebruikt om geconcentreerd een grotere taak aan te pakken. Probeer de mail maar twee keer per dag te bekijken en kijk eens of er dan iets mis gaat.
2. orden je mailbox zo dat er een paar logische mappen zijn. In de flowchart hieronder zie je wat groepen acties. Dat kunnen mappen zijn. Voor de meesten geldt dat ze binnen de mail of op hun computer goede en snelle zoekprogramma’s hebben die zo snel zijn dat het niet zoveel meer uitmaakt in welke sub-submap de mail zit. Met snelle zoekprogramma’s ben je effectiever dan met een fijnmazig archiefsysteem.
3. verwerken mail periodiek aan de hand van een aantal regels in het stappenplan. Een belangrijk uitgangspunt is dat je mailbox verwerken een soort beslismodus vraagt, waarbij je over mails beslissingen neemt. Ga je ze leren, zaken uitzoeken, beginnen met beantwoorden, dan gaat het snelle verwerken botsen met het inhoudelijk verwerken. Dat kan wél als je snel een mail kunt beantwoorden; dat is een vergelijkbare flow als het beslissingen nemen.
4. check periodiek je verschillende mappen. De volle inbox heeft één voordeel: daar zit alles in Maak je een map met “wachten op” of heb je een takenlijst, dan werkt dat alleen als je die periodiek doorloopt. Die routine is een meerwaarde als je niet alleen checkt of iets af is maar ook reflecteert op waarom wel, waarom niet.
5. gebruik tools om sommige handelingen te standaardiseren. Er zijn mailregels, Google heeft een Prioritymailbox, Evernote is een prachtig verzamelprogramma, to do-lijsten zijn er in soorten en maten, … Allemaal zaken die je werk uiteindelijk makkelijker maken. Dus goed om je eens te verdiepen in tools die je gebruikt en ze meer voor je te laten werken. Check de site van lifehacking of het handzame 150 lifehackingtips voor hulp.

Uiteraard is het lastig routines te veranderen. Mogelijk zijn sommige uitgangspunten voor jou ook helemaal niet handig. Stel dat jij veel urgente en operationele mail krijgt, dan is het lastig om langere tijd off line te werken. Mocht je dan toch concentratiewerk willen doen, dan moet je wel iets anders bedenken om de storingen te beperken.

Hieronder het onder 3 genoemde stappenplan:

(Flowchart gemaakt met Lovely Charts)

Zie naast in de tekst genoemde bronnen ook:

• Merlin Mann met Inbox Zero-talk (en zijn veel recentere reflectie op tijd en aandacht)
• Jim Stolze zijn Hoe overleef ik mijn mailbox?