In de bespreking van mijn boek over Het nieuwe werken in carierre-bijlage van nrc.next vraagt de recensent zich af hoe een boek over Het nieuwe werken geschreven wordt? Met alle systematieken en methoden uit het boek? Ik zet de belangrijkste zaken graag op een rijtje.
Stof vinden
Het nieuwe werken, slimmer werken, lifehacking hebben al lang mijn aandacht. Toen ik afstudeerde bij Bedrijfscommunicatie ging dat over het schrijven van softwarehandleidingen. Hoe je met de juiste tools effectiever en efficiënter wordt, is al lang een vraag en zeker zo belangrijk: hoe leg je het gebruik ervan aan anderen uit zodat zij snel voordeel hebben van die kennis? Dat betekent dat ik ontwikkelingen op dat vlak volg. Boeken, blogs, tools, apps, lezingen over het nieuwe werken volg ik op dit moment voornamelijk door rss-feeds op interessante sites te nemen en die in een rss-reader, Feeddler, periodiek door te nemen. Wat interessant is lees ik later (Pocket) of meteen. Vanuit Pocket komt het dan na lezing alsnog in Evernote (heldere uitleg hier of lees hét boek over Evernote) of gooi ik het weg. Is het een artikel om te bewaren dan gaat het van tags voorzien naar Evernote.
Via Twitter doe ik hetzelfde: interessant dan naar Evernote en anders later lezen via Pocket. Als een tweet interessant is, markeer ik die als favoriet. Dat is niet alleen leuk voor de twitteraar en de eventuele nieuwe lezers maar betekent ook dat via IfThisThenThat (handig sites met elkaar laten praten) die favoriete tweet door gaat naar Evernote. Dat wordt een notitie in de Inbox die ik later van de juiste tags voorzien opsla.
Wat ik op het web vind gaat via de Firefox add on van Evernote naar Evernote. Op de iPad is er voor Safari een bookmarklet die je webpagina’s naar Evernote laat sturen. Wat ik lees in Zite kan ook met een knop naar Pocket voor later lezen of Evernote. Mocht ik een site anders opslaan, bijvoorbeeld via Delicious, dan zorgt IfThisThenThat er weer voor dat die nieuwe bookmark in Delicious ook weer in Evernote komt.
Boeken of artikelen op papier gaan via de Evernote iPad- of iPhone-app als notitie naar Evernote. Evernote kan ook tekst in foto’s herkennen dus ook een foto van een kaft bevat meteen relevante zoekinformatie. Maar doorgaans doe ik er de tags bij die van toepassing zijn om de vindkans te vergroten.
Voor invallen die echt snel vastgelegd moeten worden gebruik ik tegenwoordig FastEver. De app start razendsnel en een notitie is zo gemaakt. Stuur verstuur naar Evernote en met het verwerken van de Evernote Inbox komt de notitie weer langs.
Structuur maken
Om te ordenen vind ik mindmappen het handigst. Voor mij is dat MindMeister omdat de iPad app fijn werkt; met de handen schuiven. Daarnaast heeft MindMeister een goede internettoepassing, die importeren van tekst toestaat, exporteren naar allerlei formaten en samenwerking online steunt.
De eerste stap in een mindmap is alles wat relevant kan zijn te dumpen. Ordenen komt later. Daarmee is een mindmap ideaal om alles op een plek te noteren en erop te vertrouwen dat ordenen later komt en dat die ordening ook weer zo aan te passen is. Immers, elke tak die je maakt met subtakken is zo weer veranderd.
Is de mindmap eenmaal af, dan kan die geëxporteerd worden naar bijvoorbeeld Word en heb je een document met een geordende opzet.
Materiaal ordenen
Met de ordening in de hand heb ik als volgende stap alle relevante Evernote notities voorzien van een tag met de hoofdstuk naam. Een notitie die onderdeel ging worden van hoofdstuk 2 kreeg als tag “hst2″. Ook zette ik in de notitie een checkbox, waardoor de notitie een to do-item wordt. Is de notitie verwerkt, dan komt er een “tick in the box”. Het helpt later als je de nog niet verwerkte notities van hoofdstuk 2 wilt zien (zoek op tag:hst2 todo:false).
Binnen elk hoofdstuk heb ik de notities verder getagd rond bijvoorbeeld mail de baas, getting things done, personal branding, et cetera. Daardoor is het als je eenmaal gaat schrijven een kleine moeite om met “tag:hst2 tag:gtd tag:controle” alle relevante notities voor die paragrafen te vinden.
Het is behoorlijk bewerkelijk om alle notities door te lopen en te ordenen. Door de eerdere tags die ik had kon ik ook wel tientallen notities tegelijk taggen en ook met zoekopdrachten op woorden in de tekst kon ik meerdere notities verwerken. Maar uiteindelijk is het een hele klus om de duizenden notities om te zetten naar getagde to do’s. Maar als het eenmaal gebeurd is, is schrijven een makkie 
Daarnaast vond ik het erg interessant om jaren geleden geclipte sites terug te zien.
Schrijven
Word is niet mijn favoriete tekstverwerker maar kwam voor dit project het makkelijkst uit. Persoonlijk vind ik Word over-featured voor wat ik er mee wil en gebruik ik liever een sobere editor als iA Writer. Maar aangezien nog steeds veel mensen met Word werken, is het een handige keuze.
De map waar ik de teksten in opsla is gekoppeld aan Evernote, zodat elke keer als ik iets opsla in die map dat automatisch in Evernote terecht komt. Gaat er iets mis, dan heb ik in elk geval elke laatst opgeslagen versie. Periodiek ruim ik de oude versies op. Ook maakt het opslaan in Evernote het mogelijk om overal met dat bestand verder te werken los van de laptop. Ik heb, een beetje ten overvloede, de directory met de bestanden ook gekoppeld aan SugarSync, zodat ook daar een kopie van alles wat ik opsla staat. Voor een ander project, waarin ik samen met iemand schreef hebben we een gezamenlijke Dropbox gemaakt die automatisch gevuld werd met de laatste versies.
Voor sneller schrijven gebruik ik TypePilot. Dus veel voorkomende woorden, uitdrukkingen, webadressen zijn via codes snel in de tekst gezet. Als ik tik hnw_ dan wordt dat automatisch Het nieuwe werken. gtd_ wordt Getting Things Done en slh_ wordt “Zie voor meer artikelen over dit onderwerp http://www.lifehacking.nl”; En uiteraard gebruik ik zoveel mogelijk sneltoetsen om sneller te werken dan wanneer je de mousepas of muis gebruikt.
Evernote-notities die verwerkt zijn worden afgevinkt en zo vordert gestaag hoofdstuk voor hoofdstuk.
Daar waar in de tekst iets niet af is of nadere toelichting behoeft zet ik met @@@ een opmerking erbij.
Op momenten dat er iets af moet maar de inspiratie mist wat of de afleidingen dienen zich aan, dan vind ik de pomodoro-techniek handig. Een paragraaf wordt een taak en de eierwekker (nou ja, de pomodoro-app) gaat op 25 minuten en tikmans!
Literatuurlijst
Als ik er tijdens het schrijven aan denk, dan maak ik van titels, sites, auteurs die in de literatuurlijst moeten komen meteen een notitie. Ik selecteer de relevante tekst, kopieer de tekst naar het klembord en maak met ctl-shift-v een notitie van de klembordtekst in Evernote. Dat kan vanuit Word met die sneltoetscombinatie. Ik geef die notitie op dat moment of later de tag “lit” en als ik de literatuurlijst opstel, voeg ik alle “lit” notities samen en edit ik die ene notitie.
Alle andere acties …
Naast het verwerken van materiaal is een boek maken een complex project met allerlei acties. Al het inhoudelijke werk zit in Evernote maar de andere acties komen daar niet in. Ik noteer acties die niet met tekst sec te maken hebben in Nozbe, zodat ik vanaf een windows-client, de website, iPad of iPhone acties kan zien en invoeren. Denk aan een mail sturen om een citaat te vragen of een mail aan de uitgever over wanneer we de omslagfoto’s kiezen.
Het nieuwe werken-boek is een project met allerlei acties daarbinnen die ik voorzie van deadline, context en notities of mails die bij die actie horen. Als het meer is dan een kleine notitie, met bijvoorbeeld telefoonnummers of een mailtje, dan sla ik de bijlage in Evernote op en kan ik die ook in Nozbe bij de projecten zien.
In een aflevering van de TV-serie 
