Vergaderen: alleen als er minder gepraat wordt

Op lifehacking vind je een blog van mij over vergaderen. De centrale idee is dat er met bewuster vergaderen en minder praten meer uit overleggen te halen is: Vergaderen? Alleen als er minder gepraat wordt.

In de blog vind je een aantal manieren om het overleg soms even te stoppen en te reflecteren of bijvoorbeeld door wat besproken wordt visueel te maken er meer grip op te hebben.

Gary Vaynerchuck over ROI

Gary Vaynerchuck is een bevlogen spreker die op TED al een mooie Talk heeft over Do what you love. No excuses. Op zijn site heeft Gary een aantal video-berichten, waarvan er één mooi eindigt.

Gary geeft aan dat meten niet alles is en niet alle waarde in getallen te vangen is. Als iemand hem als social media-expert vraagt wat de ROI van social media is, dan vraagt hij “What’s the ROI of your mother?!” Kortom, wat waarde heeft is niet altijd en zeker niet in zijn geheel in getallen te vangen. De directheid van Gary helpt om het punt scherp neer te zetten.

Opruimen ja of nee?

Op Lifehacking vandaag een blog van mijn hand over opruimen. Opruimen van je bureau en mailbox heeft uiteraard ook voordelen maar er zijn grenzen … Onder andere aandacht voor pile, don’t file.

Het nieuwe schooljaar en goede voornemens #backtoschool

Op Lifehacking staat vandaag een blog van mij in de reeks back-to-school over goede voornemens. Het nieuwe jaar is een nieuwe, frisse start waarbij nogal eens het gevoel van alles-wordt-anders en goede voornemens hoort. Hoe je die voornemens vertaalt naar actie en bewaakt, lees je in de blog. Daarbij is er veel geïnspireerd op Getting things done (GTD) van David Allen.

Vandaag en niet-vandaag

Vandaag een blog in de GTD-sfeer van mij op Lifehacking over acties plannen. De centrale idee daarbij is dat te ver vooruit plannen niet helpt. Je bent dan meer tijd met plannen kwijt dan dat het je overzicht levert. Een week is een logisch geheel. Een maand eigenlijk al niet meer. En uiteindelijk is de belangrijkste keuze meestal: doe ik een taak vandaag of niet-vandaag, soort van mañana …

Uiteraard is een agenda een prima middel om juist ver vooruit te plannen en gerust te zijn omdat je weet dat het gepland staat. Maar een agenda is iets anders dan taken of acties plannen.

Mindsweep: hoofd leegmaken werkt

In nrc.next van 12 juli staat een artikel van Ellen de Bruin over concentratie en to-do lijstjes. Het werkt bevorderend voor de concentratie als je wat je moet doen, noteert en er een plan voor maakt. Wie nog iets moet doen en dat onthoudt, die scoort slechter op concentratie taken daarna. Een doel voor ogen hebben, leidt af behalve als er een uitvoeringsplan bij is.

Nadeel van het ‘lege hoofd’ is dat je makkelijk vergeet te taak te dóen. De rust van een ondergebrachte taak is zo groot dat het makkelijk is er niet meer aan te denken en dus heel de taak te vergeten. Als je er volkomen op vertrouwt dat de taak goed is ondergebracht moet je dus organiseren dat je er nog eens aan herinnerd wordt of dat je de taak weer ergens terugziet. De een gebruikt een notitieboek of zet de taak met een reminder in zijn agenda en weer een ander gebruikt de eerder genoemde takenapps.

David Allen, auteur van Getting things done (GTD), over dit fenomeen:

• Heb aandacht voor aandacht. Als je geen aandacht besteedt aan wat je aandacht heeft, dan kosten dingen die het niet verdienen meer aandacht
• Gebruik je hoofd niet om aan dingen te denken maar over dingen te denken
• Een verwaarloosde verplichting schiet wortel in je geest
• Definieer bij doelen wat er af is als t af is en hoe de taak doen eruit ziet
• Heb een trusted system. Alles wat je daar in stopt, vind je terug dus hoef je er niet meer aan te denken

David Allen gebruikt de term mindsweep (blog van 43folders) voor het leegmaken van je hoofd. Allerlei ideeën, verplichtingen, acties, taken, doelen noteer je op een plek waarvan je weet dat ze dan bewaard blijven en je ze weer terugziet om ze te verwerken. Immers, na het verzamelen van al die losse ideeën moet je ze op enig moment verwerken naar acties en projecten. Adviezen daarvoor vind je in deze blog over taken.

Op Lifehacking vind je meer over GTD, bijvoorbeeld morgen een stuk over hoe je plant wanneer je een taak doet. Hier vind je mijn blogs met veel GTD-invloeden.

GTD basisnoties: resultaat en eerste stap

Op Lifehacking staat een blog van mijn hand over GTD van David Allen. Het gaat over het verwerken van input en de stappen die binnen GTD daarvoor gebruikt worden. De nadruk ligt op de vraag of ergens een actie voor jou inzit en hoe je die vraag beantwoordt bij complexere projecten.

Blog op Lifehacking over nieuws van Nozbe

Nozbe is een programma waarmee je taken kunt ordenen. Voor degenen die taken en zelfs projecten wil bijhouden kan dat ook in Nozbe. Sterlker nog, dan levert Nozbe de meeste waarde. Voor een eenvoudig rijtje met taken zijn er goedkopere systemen. Maar als je je taken en projecten systematisch van tags en labels voorziet, dan biedt Nozbe allerlei overzichten. In een blog op Lifehacking komt het kort aan de orde.

Een extra voordeel van Nozbe is dat het met Evernote samenwerkt. Als je een project maakt met onder dat project een aantal taken, dan kun je Evernote-notities die met dat project samenhangen aan het project koppelen. Door in Evernote een tag te maken bij die notities met dezelfde naam als het project is de koppeling een feit. Even op de Nozbe site of de app, maar net wat je gebruikt, de Evernote tab aanklikken en updaten.

Egretlist doet dat ook, en iets slimmer want Egretlist haalt uit Evernote alle notities met een checkbox. Logisch dat dat taken zijn. Nadeel van Egretlist is dat er geen site is en geen iPad app dus je moet alles via de app op je iPhone doen. Ook heb je niet zo’n overzicht over projecten laat staan over meerdere projecten als dat Nozbe biedt.

Maar goed, iedereen heeft zo zijn eigen voordelen voor het bijhouden van taken. Zie de blog. Hier wordt het werken met labels in Nozbe voor een beter project-overzicht uitgelegd:

Goede voornemens versus elke dag iets leren

Het zijn de dagen van de goede voornemens, waar op allerlei plaatsen al veel over beweerd wordt. Volgens mij zijn voornemens een beetje wezensvreemd. Het lijkt mij beter niet met veel inzet van alles te veranderen, maar elke dag een beetje te veranderen.

Bijvoorbeeld …

Een bijzonder deel van de Wired Uk-edition van december 2010 was het blokje Ideas. Een aantal trends, voorspellingen, veranderingen worden kort beschreven. Sommige erg concreet, zoals de verschuiving van muziek en films bezitten naar toegang ertoe en andere wat abstracter. In die serie ook iets over werk:

Bijvoorbeeld …

Op de blog bij de Harvard Business Review van Peter Bregman een mooie blog over de beste manier om de laatste vijf minuten van je werkdag te besteden. Je kunt je bij het lezen van de titel al iets voorstellen.

Every day, before leaving the office, save a few minutes to think about what just happened. Look at your calendar and compare what actually happened — the meetings you attended, the work you got done, the conversations you had, the people with whom you interacted, even the breaks you took — with your plan for what you wanted to have happen. Then ask yourself three sets of questions:

• How did the day go? What success did I experience? What challenges did I endure?
• What did I learn today? About myself? About others? What do I plan to do — differently or the same — tomorrow?
• Who did I interact with? Anyone I need to update? Thank? Ask a question? Share feedback?

Het ligt misschien voor de hand en toch moet je het af en toe weer horen: start de dag met overzicht en sluit af met overzicht. Want het is niet zo dat wat je niet af hebt gaat spoken, maar wel dat wat je vergeten was, verwaarloosd hebt.

Dus

En zo zijn er voortdurend allerlei grote en kleine inzichten die je helpen om elke dag weer te leren en met meer skills aan de slag te zijn. Zonder dat je meteen vuistdikke POP’s moet maken of complexe voornemens opstelt, die lastig vol te houden zijn. En als je dan al veranderingen door wil voeren, dan zijn dit mooie inzichten van het Persuasive Tech Lab (!):

 

Mail de baas in 5 stappen (en weer aandacht voor ‘het echte werk’)

Een probleem voor velen: teveel mail. Er komt mail binnen, die moet verwerkt. De gelezen mail bevat soms nog acties. De gelezen mail bevat óók items die gearchiveerd moeten worden. Of verwijderd. Maar al die verschillende mails staan in een overvolle mailbox. Als er dan meer binnenkomt dan dat je opruimt, dan is er geen uitzicht op structurele verbetering. Om de hele bak mail aan te pakken, moet je veel tijd uittrekken waarvan veel tijd niet nuttig is want veel mail is achterhaald. En dan zijn er nog de sociale mails die gewoon leuk zijn …

Een uitpuilende mailbox is lastig als er ook mail tussenzit die je écht moet beantwoorden of waar gegevens in staan die je per se moet bewaren. Daarnaast werken veel mensen vanuit een malbox en moeten ze voortdurende door die mails ploegen en komen ze voortdurend langs allerlei mails, projecten, gezelligheid, uitnodigingen, … Dat geeft een aantal onnodige handeling en onrust.

Voor een kenniswerker is aandacht een van de belangrijkste instrumenten: nadenken, associëren, brainstormen, analyseren, verbanden leggen, vragen stellen, … Dat zijn allemaal processen die aandacht vragen. Als daarbij af-en-toe het knagende gevoel opkomt iets vergeten te zijn of je ziet voortdurend verplichtingen die je nog niet bent nagekomen, dan is flow ver te zoeken. Vor degenen die de grote waarde van flow wil zien: kijk en luister naar Mihaly Csikszentmihalyi op TED. Het omgekeerde: zie de impact van storingen in de coaching van Dave Crenshaw in The Myth of Mutitasking. Niet voor niets heet het boek van Taco Oosterkamp over mail managen: Elke dag je hoofd en inbox leeg.

In de inleiding van zowel Getting things done als Making it all work (dat zijn ook de Nederlandse titels van deze boeken) van David Allen gaat de auteur uitgebreid in over geest, aandacht, onthouden, de knagende werking van verwaarloosde verplichtingen, … Op het GITP-blog heb ik er wat meer over controle over aandacht geschreven.

if you don’t pay attention to what has your attention it gets more attention than it deserves

Hoe kun je mail nu de baas worden? Hierna 5 stappen om dat te bereiken:

1. beperk mailstoringen tijdens je werk. Zet notificaties uit, want die storen alleen maar en maken geen onderscheid tussen belangrijke mail en nice to know-mail. Bepaal wanneer je mail checkt en houd je daaraan. Wil jij je dag ermee beginnen? Dat kan voor jou werken, terwijl een ander liever de ochtend-rust gebruikt om geconcentreerd een grotere taak aan te pakken. Probeer de mail maar twee keer per dag te bekijken en kijk eens of er dan iets mis gaat.
2. orden je mailbox zo dat er een paar logische mappen zijn. In de flowchart hieronder zie je wat groepen acties. Dat kunnen mappen zijn. Voor de meesten geldt dat ze binnen de mail of op hun computer goede en snelle zoekprogramma’s hebben die zo snel zijn dat het niet zoveel meer uitmaakt in welke sub-submap de mail zit. Met snelle zoekprogramma’s ben je effectiever dan met een fijnmazig archiefsysteem.
3. verwerken mail periodiek aan de hand van een aantal regels in het stappenplan. Een belangrijk uitgangspunt is dat je mailbox verwerken een soort beslismodus vraagt, waarbij je over mails beslissingen neemt. Ga je ze leren, zaken uitzoeken, beginnen met beantwoorden, dan gaat het snelle verwerken botsen met het inhoudelijk verwerken. Dat kan wél als je snel een mail kunt beantwoorden; dat is een vergelijkbare flow als het beslissingen nemen.
4. check periodiek je verschillende mappen. De volle inbox heeft één voordeel: daar zit alles in Maak je een map met “wachten op” of heb je een takenlijst, dan werkt dat alleen als je die periodiek doorloopt. Die routine is een meerwaarde als je niet alleen checkt of iets af is maar ook reflecteert op waarom wel, waarom niet.
5. gebruik tools om sommige handelingen te standaardiseren. Er zijn mailregels, Google heeft een Prioritymailbox, Evernote is een prachtig verzamelprogramma, to do-lijsten zijn er in soorten en maten, … Allemaal zaken die je werk uiteindelijk makkelijker maken. Dus goed om je eens te verdiepen in tools die je gebruikt en ze meer voor je te laten werken. Check de site van lifehacking of het handzame 150 lifehackingtips voor hulp.

Uiteraard is het lastig routines te veranderen. Mogelijk zijn sommige uitgangspunten voor jou ook helemaal niet handig. Stel dat jij veel urgente en operationele mail krijgt, dan is het lastig om langere tijd off line te werken. Mocht je dan toch concentratiewerk willen doen, dan moet je wel iets anders bedenken om de storingen te beperken.

Hieronder het onder 3 genoemde stappenplan:

(Flowchart gemaakt met Lovely Charts)

Zie naast in de tekst genoemde bronnen ook:

• Merlin Mann met Inbox Zero-talk (en zijn veel recentere reflectie op tijd en aandacht)
• Jim Stolze zijn Hoe overleef ik mijn mailbox?