Vergaderen: alleen als er minder gepraat wordt

Op lifehacking vind je een blog van mij over vergaderen. De centrale idee is dat er met bewuster vergaderen en minder praten meer uit overleggen te halen is: Vergaderen? Alleen als er minder gepraat wordt.

In de blog vind je een aantal manieren om het overleg soms even te stoppen en te reflecteren of bijvoorbeeld door wat besproken wordt visueel te maken er meer grip op te hebben.

Een goed einde is het halve werk

Op Lifehacking vind je vandaag een blogje over het eindigen van een presentatie.

Te vaak eindigt een presentatie in discussie of de haastig vertoonde laatste dia’s, terwijl het einde nu net het deel dat bepaalt hoe iedereen de deur uitgaat en dat het best onthouden wordt.

Vandaar enkele tips om het einde veilig te stellen. De belangrijkste is wat mij betreft dat de presentatie een heldere rode draad heeft en dat het einde daar de portee van is. Het einde hoort nog bij de presentatie en is niet dat wat er toevallig ter tafel komt. Vandaar ook de link naar het hoofdstuk Wees een conservator van Jason Frieds Rework.

Een korte Prezi over perspectief

Een eenvoudige denkoefening die ik vaak in trainingen gebruik ook even als Prezi gemaakt:

Het was al een geanimeerd filmpje:

Debatteren …

De Algemene Politieke Beschouwingen beheersen de media. Dat wil zeggen: de debatten tijdens die beschouwingen en dan nog speficieker de debatstijlen …

Op Scherp onderhandelen, het blog bij het op handen zijnde onderhandelboek, heb ik twee blogs gemaakt met de meest bepalende scenes van de afgelopen dagen: Debatteren en stijl en Debatteren en stijl (2).

(Bron: NRC In beeld)

Netwerken en de elevator pitch: een Prezi

Voor twee sessies de afgelopen weken heb ik wat spullen rond netwerken en de elevator pitch weer eens op een rijtje gezet en in een Prezi vastgelegd. Hier de laatst gebruikte.

Project Scherp onderhandelen weer opgepakt

De site Scherp onderhandelen raakt langzaam gevuld. De site hoort bij het onderhandelboek Scherp onderhandelen maar niet bot. Dat boek moet najaar 2011 uit zijn. Het had er nu al moeten liggen maar het schrijfproces is even in de koelkast gezet om andere projecten even voorrang te geven. Jos Linnemann en ik schrijven het boek samen. Morgen herstarten we met het voornemen op 1 september aanstaande alle tekst af te hebben. Uiteraard wordt in het boek verwezen naar artikelen online, blogs, video’s, sites bij andere boeken. Dat moet allemaal op die site komen. Ik ben begonnen met maar eens een boel video’s erop te zetten en die te taggen. Bij die tags komen straks ook tags per hoofdstuk, zodat je bij het hoofdstuk de relevante links hebt. Kijk eens op de site en reageer, lever input, … Geen concrete vraag maar wie weet heb je net coole input

Slides van het Careerevent 2011

Solliciteer open, maar niet té open was de titel van de workshop van vandaag op het Careerevent. Hier de slides:

De mening als zweepslag

In nrc.next staat vandaag een mooi artikel over stilte. Stilte is er nauwelijks en als er al stilte is, dan is er bij velen de wens die te onderbreken. Dat kan makkelijker dan ooit met Twitter, Facebook, … Degenen die verlangen naar een trager bestaan met meer stilte hebben het lastig. Sterker nog, dat idee wordt als romantisch en onecht bestempeld in her artikel. Misschien dat het zien van Carl Honoré over slow toch wat tegenwicht brengt.

In het begin van het artikel wordt Schopenhauer geciteerd, die het gebrek aan stilte verschrikkelijk vindt. Met name de zweepslagen van passerende koetsen storen hem:

Het citaat van Schopenhouwer doet denken aan de auteur Huysmans, die in grote delen van Op drift en Tegen de keer zijn hypersensitieve bestaan probeert voort te zetten zonder platte en luide storingen.

Die zweepslag die stoort en je uit denken haalt, ligt wat mij betreft genuanceerder. Uiteraard is het zaak je af en toe af te sluiten van alle beepjes, telefoongerinkel, langslopende collega’s, et cetera. Maar storender vind ik de langskomende opinie, de pittige geformuleerde afkeuringen en de striemende verwijten.

Seth Godin schreef over kritiek op zijn keuzes een blog:

I’m less likely to trust your judgment, because you just challenged mine.

I was the victim of a business to business sales call. After the introductions, the CEO of the company pitching me started badmouthing a firm I’ve worked with. I had just finished talking about how much I liked working with them and how I respected what they were trying to do.

As she and a few other people chimed in with their take on how misguided, lousy and doomed this company was, I couldn’t help but notice myself thinking less of my hosts. The only other choice I had was to think less of me… and it was easier and more fun to think less of them instead.

Far more effective, I think, to congratulate the judgment of your prospect based on the information they had at the time, or the goals they had at the time or the resources they had at the time. In fact, it’s almost certainly true that given the information, goals and resources they had when they made the decision, they did exactly the right thing.

Then, because things change, it’s totally okay to make a new decision based on new information, goals and resources.

Tell me about how things changed. Don’t tell me I was an idiot.

Daarnaast vind ik de blog van Coert Visser over de meningreflex ook erg verhelderend:

Als je een tikje op de kniepees krijgt, maakt je knie automatisch een voorwaartse beweging.  (…) Zo is het ook met meningen en oordelen. Je ziet iets, en reflexmatig reageer je op wat je ziet met een beeldvorming, een oordeel, een mening. (…) Dat de reflex er is wil niet zeggen dat die reflex ook een rol moet spelen in gesprek met de klant. Dat je knie een voorwaartse beweging maakt , wil niet zeggen dat je moet gaan lopen. Je kunt stil blijven staan. en dan neemt je reflex vanzelf af.

Tim Overdiek geeft in Handboek communities van Erwin Blom aan dat in een online omgeving meningen leiden tot gedoe, in tegenstelling tot kennis die gedeeld wordt:

Meningen van anderen dringen zich aan je op, vragen om voor of tegen iets te zijn. Kortom, meningen nemen veel ruimte in. Terwijl een vraag of een feit ruimte biedt om aan te sluiten, dialoog te zoeken, beperkt een mening alle ruimte en dwingt het tot een standpunt. Uiteraard is er een moment voor visie en standpunt. Maar dan ná reflectie.

De vraag is ook of het uiten van een standpunt leidt tot enige invloed. Doorgaans leidt een standpunt neerleggen, zeker als dat met enige gloed gebeurt, tot discussie. Standpunten verharden, afstand groeit en de bereidheid tot elkaar te komen neemt af. Ik denk dat iedereen die onderhandelt en merkt in een discussie verzeild te zijn geraakt, weet dat de kans op concessies van de ander gestaag afneemt. Anders dan de win-winaanpak, die Fisher, Patton en Ury beschreven in Excellent onderhandelen.

Meningen zijn – naar mijn mening – de zweepslagen van deze tijd.

De borreltijd voorbereid tegemoet ;-)

We gaan weer een tijd tegemoet van borrels en bijeenkomsten. En voor je het weet móet er ge-netwerkt worden. In plaats van lol te maken, moet je vierkante meters maken, zoveel mogelijk handen schudden en minstens 25 visitekaartjes scoren. Een aantal wenken:

(Uit: Onze Taal, 2001 nr 12)

LSD’en

Vandaag weer eens het thema LSD’en (luisteren, samenvatten en doorvragen) in een workshop aan de orde gehad. Een handige manier om je luisteren structuur te geven en bij discussie weg te blijven.

Het valt in een sessie op hoe lastig het is om boven water te krijgen wat iemand nu precies vindt en voelt en denkt. De meningen, gesloten vragen en te snelle conclusies liggen op de loer. Volgens mij is het uit de sfeer van meningen en discussie blijven de belangrijkste eerste stap.

Een belangrijke tweede stap is het ordenen van het antwoord én het waarderen ervan. Emotie en inhoud samenvatten is al een hele hijs, maar daar moet ook nog bij dat je als vragensteller concludeert of het antwoord voldoende informatiewaarde heeft, concreet genoeg is. Kortom, of het antwoord ook wel echt een antwoord is.
Naast steunen (actief luisteren, samenvatten, oogcontact) is dus ook nodig dat de vragensteller stuurt (samenvatten, doorvragen, nieuw thema starten, naar conclusie werken).

En die combinatie, sturen én steunen, is een lastige. Zeker als er politiek, machtsverschillen, tegengestelde belangen, inhoudelijk complexe onderwerpen aan de orde zijn. Misschien is de eerste regel nog wel belangrijker:

als je iets te zeggen hebt, zeg het. Als je iets te vragen hebt, vraag het.

Immers, te vaak wil iemand iets zeggen, maar probeert hij het als vraag te brengen. Wellicht om minder stellend te zijn. Toch is het beter dan maar neer te leggen wat je vindt, dan te kiezen voor een halve stelling en een halve vraag.

In deze Prezi heb ik de doorloop samengevat: